Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN năm 2026: Điều kiện và checklist
Doanh nghiệp đã chi tiền và đã hạch toán kế toán chưa có nghĩa khoản chi chắc chắn được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Cần kiểm tra mục đích kinh doanh, bộ hồ sơ và phương thức thanh toán theo từng giao dịch.
Trả lời nhanh: Theo nguyên tắc tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN cần đồng thời: thực tế phát sinh và liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh; có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp; có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản thuộc ngưỡng từ 5 triệu đồng trở lên. Khoản chi còn phải không thuộc trường hợp không được trừ tại Điều 10 hoặc quy định chuyên biệt khác.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là khoản chi đáp ứng điều kiện pháp luật thuế để được trừ khỏi doanh thu và các khoản thu nhập liên quan khi xác định thu nhập chịu thuế. Đây là khái niệm phục vụ tính thuế, không hoàn toàn đồng nhất với chi phí được ghi nhận trong kế toán.
Một khoản tiền phạt vi phạm hành chính, chẳng hạn, có thể là khoản chi thực tế và được phản ánh trên sổ kế toán. Nhưng khi lập quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp phải xem khoản này có thuộc nhóm không được trừ hay không để thực hiện điều chỉnh thuế phù hợp. Vì vậy, không nên xóa nghiệp vụ có thật khỏi sổ chỉ vì khoản đó không được trừ về thuế.
Ba điều kiện để khoản chi được trừ năm 2026
Phát sinh thực tế và liên quan kinh doanh
Khoản chi phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thuộc trường hợp được pháp luật cho phép. Doanh nghiệp cần chứng minh ai yêu cầu, mục đích gì và kết quả đã nhận.
Có đủ hóa đơn, chứng từ
Hóa đơn chỉ là một phần của hồ sơ. Tùy giao dịch còn cần hợp đồng, đơn hàng, giao nhận, nghiệm thu, bảng lương, quyết định, bảng kê hoặc tài liệu chuyên ngành.
Thanh toán đúng quy định
Khoản mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp được quy định riêng.
Ba điều kiện trên phải được kiểm tra cùng với Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Có đủ ba điều kiện chung nhưng khoản chi thuộc nhóm bị loại hoặc vượt giới hạn riêng thì phần tương ứng vẫn có thể không được trừ.
Hóa đơn có phải là điều kiện duy nhất không?
Không. Một hóa đơn đúng dữ liệu nhưng không có giao dịch thực tế, không liên quan hoạt động doanh nghiệp hoặc thanh toán không đáp ứng quy định vẫn có rủi ro bị loại. Chị có thể đối chiếu thêm checklist kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ năm 2026.
Thanh toán từ 5 triệu đồng cần lưu ý gì?
Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP áp dụng yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Quy định này áp dụng từ ngày Nghị định có hiệu lực, tức ngày 15/12/2025.
| Tình huống | Cách kiểm tra | Hồ sơ cần giữ |
|---|---|---|
| Mua hàng hóa/dịch vụ từ 5 triệu đồng | Thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt phù hợp; đối chiếu đúng người trả, người nhận và nội dung giao dịch. | Hợp đồng, hóa đơn, giao nhận/nghiệm thu, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán đối ứng. |
| Tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng/lần | Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính năm 2026, để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. | Hợp đồng lao động, chấm công, bảng lương, quyết định liên quan và chứng từ chuyển tiền đến người lao động. |
| Nhân viên mua hộ từ 5 triệu đồng | Nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt cho nhà cung cấp và doanh nghiệp thanh toán lại cho nhân viên bằng phương thức không dùng tiền mặt. | Hóa đơn/chứng từ; quy chế, quyết định hoặc ủy quyền; chứng từ nhân viên trả người bán; chứng từ doanh nghiệp hoàn lại. |
| Trả chậm, trả góp hoặc bù trừ | Đối chiếu điều khoản hợp đồng và trường hợp thanh toán đặc thù theo quy định về thuế GTGT. | Hợp đồng, đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ và chứng từ thanh toán theo tiến độ. |
| Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán | Không được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. | Không nên dùng cách này thay cho chuyển khoản hoặc phương thức không dùng tiền mặt phù hợp. |
Checklist hồ sơ theo từng nhóm chi phí
Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định thành phần hồ sơ cho nhiều khoản chi. Bảng dưới đây là checklist quản trị ban đầu; doanh nghiệp cần bổ sung tài liệu theo ngành nghề và giao dịch cụ thể.
| Nhóm chi phí | Hồ sơ nên chuẩn bị | Điểm cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Mua hàng hóa, nguyên vật liệu | Hợp đồng/đơn hàng, hóa đơn, phiếu giao hàng, nhập kho, biên bản kiểm nhận, chứng từ thanh toán. | Nhà cung cấp, số lượng thực nhận, mục đích sử dụng, tồn kho và công nợ phải khớp. |
| Thuê dịch vụ | Hợp đồng, phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao, nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán. | Phải chứng minh dịch vụ đã thực hiện, không chỉ có hợp đồng và hóa đơn. |
| Lương, thưởng và phụ cấp | Hợp đồng lao động, quy chế, chấm công, bảng lương, quyết định thưởng/phụ cấp, chứng từ thanh toán và hồ sơ nghĩa vụ liên quan. | Điều kiện hưởng phải được quy định rõ; khoản đã hạch toán nhưng chưa thực chi hoặc thiếu chứng từ có thể bị loại. |
| Công tác phí | Quyết định/cử đi công tác, lịch trình, vé và hóa đơn, chứng từ lưu trú, bảng thanh toán, quy chế công tác phí. | Người đi, mục đích, thời gian, địa điểm và khoản chi phải phù hợp với nhiệm vụ. |
| Thuê văn phòng, kho hoặc tài sản | Hợp đồng thuê, biên bản bàn giao, chứng từ chi trả, hồ sơ chủ thể cho thuê và chứng từ thuế theo thỏa thuận nếu phát sinh. | Địa điểm/tài sản có được sử dụng cho hoạt động doanh nghiệp và nghĩa vụ thuế thuộc bên nào. |
| Tài sản cố định | Hợp đồng mua, hóa đơn, thanh toán, bàn giao, hồ sơ kỹ thuật, quyết định đưa vào sử dụng và bảng khấu hao. | Quyền sở hữu/quản lý, mục đích sử dụng, nguyên giá, thời điểm trích và phương pháp khấu hao. |
| Công cụ dụng cụ, chi phí trả trước | Hồ sơ mua, bàn giao sử dụng, bảng theo dõi và phương án phân bổ nhất quán. | Thời gian phân bổ phải có căn cứ và phù hợp thời gian sử dụng thực tế. |
| Quảng cáo, tiếp thị và nội dung số | Hợp đồng/đơn đặt hàng, kế hoạch, báo cáo chiến dịch, ảnh chụp hoặc dữ liệu kết quả, nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán. | Nhận diện được sản phẩm đã cung cấp và mối liên hệ với hoạt động kinh doanh. |
| Chi phí lãi vay | Hợp đồng vay, chứng từ nhận và sử dụng vốn, bảng tính lãi, chứng từ thanh toán và hồ sơ bên liên quan nếu có. | Mục đích vay, tình trạng góp vốn, mức lãi và giới hạn áp dụng cho giao dịch liên kết hoặc trường hợp riêng. |
| Hàng hư hỏng, mất mát hoặc tiêu hủy | Kiểm kê, biên bản xác định nguyên nhân, quyết định xử lý, hồ sơ tiêu hủy, bảo hiểm/bồi thường và tài liệu chuyên ngành. | Nguyên nhân, trách nhiệm, giá trị thu hồi và thành phần hồ sơ phải nhất quán. |
| Mua từ cá nhân hoặc trường hợp đặc thù | Hợp đồng, hồ sơ người bán, bảng kê/chứng từ theo trường hợp pháp luật cho phép, chứng từ thanh toán và nghĩa vụ thuế liên quan. | Không tự dùng bảng kê cho mọi giao dịch thiếu hóa đơn; phải xác định đúng đối tượng và loại tài sản/hàng hóa. |
Nếu hồ sơ đang được chuyển cho đơn vị kế toán, doanh nghiệp có thể dùng thêm checklist hồ sơ bàn giao dịch vụ kế toán để tránh thiếu tài liệu giữa các kỳ.
Các khoản chi thường không được trừ hoặc có rủi ro bị loại
Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi không được trừ. Thay vì ghi nhớ tên khoản chi, doanh nghiệp nên nhận diện nguyên nhân bị loại:
Không liên quan hoạt động kinh doanh
Chi tiêu cá nhân, mua sắm không phục vụ doanh nghiệp hoặc không chứng minh được lợi ích kinh tế thường không đáp ứng điều kiện chung.
Thiếu hóa đơn hoặc hồ sơ
Có chi tiền nhưng thiếu hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, giao nhận hoặc chứng từ bắt buộc theo loại giao dịch.
Thanh toán sai phương thức
Khoản từ 5 triệu đồng trở lên thuộc diện áp dụng nhưng trả bằng tiền mặt, hoặc nhân viên mua hộ và hoàn ứng không đúng quy trình.
Lương và quyền lợi thiếu căn cứ
Đã hạch toán nhưng không thực chi, thiếu chứng từ thanh toán hoặc điều kiện hưởng không được quy định rõ trong hồ sơ lao động/quy chế.
Khấu hao và phân bổ không đúng
Tài sản không phục vụ kinh doanh, hồ sơ sở hữu/sử dụng chưa đủ, trích sai thời điểm hoặc phân bổ không có căn cứ.
Chi phí lãi vay thuộc giới hạn loại trừ
Lãi vay không phục vụ hoạt động, liên quan phần vốn chưa góp đủ hoặc vượt giới hạn riêng có thể không được trừ toàn bộ.
Tiền phạt và khoản chậm nộp
Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp và các khoản thuộc nhóm pháp luật không cho trừ phải được điều chỉnh khi quyết toán.
Thuế không được tính vào chi phí
Thuế TNDN và các khoản thuế đầu vào đã đủ điều kiện khấu trừ không được đưa trùng vào chi phí; từng trường hợp cần phân loại đúng.
Tài trợ, phúc lợi hoặc bảo hiểm không đúng điều kiện
Khoản chi sai đối tượng, thiếu hồ sơ, vượt giới hạn hoặc không thuộc chương trình được pháp luật chấp nhận có thể bị loại phần tương ứng.
Trích lập dự phòng không đúng
Dự phòng thiếu căn cứ, sai đối tượng, sai phương pháp hoặc không có hồ sơ theo dõi sẽ không đáp ứng điều kiện thuế.
Quy trình kiểm tra chi phí trước khi quyết toán thuế
Xuất danh sách chi phí: phân loại theo nhà cung cấp, người nhận tiền, tài khoản kế toán, giá trị và phương thức thanh toán.
Kiểm tra mục đích: xác định khoản chi phục vụ hoạt động nào, bộ phận nào yêu cầu và kết quả doanh nghiệp nhận được.
Kiểm tra hóa đơn: tra cứu, đối chiếu dữ liệu người mua/người bán, ngày, nội dung, số tiền, thuế suất và lịch sử sai sót.
Ghép hồ sơ giao dịch: nối hóa đơn với hợp đồng, đơn hàng, giao nhận, nghiệm thu, bảng lương, quyết định hoặc bảng kê tương ứng.
Kiểm tra thanh toán: lọc các khoản từ 5 triệu đồng trở lên; đối chiếu tài khoản trả, tài khoản nhận, ngày và nội dung chuyển tiền.
So Điều 10 và giới hạn riêng: đánh dấu khoản không được trừ, phần vượt giới hạn hoặc hồ sơ cần bổ sung.
Lập bảng điều chỉnh thuế: tách chi phí kế toán, chi phí được trừ, chi phí không được trừ và lý do điều chỉnh.
Lưu bằng chứng: lưu hồ sơ theo mã giao dịch và phân công người bổ sung trước ngày khóa sổ/quyết toán.
Bốn tình huống thực tế năm 2026
Dịch vụ 12 triệu đồng trả tiền mặt
Dù có hợp đồng, nghiệm thu và hóa đơn, khoản chi vẫn có rủi ro không đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Việc đã ghi nhận kế toán không thay đổi yêu cầu điều chỉnh thuế.
Nhân viên mua vé 8 triệu đồng bằng thẻ cá nhân
Có thể đáp ứng nếu việc mua hộ được cho phép bằng quy chế/quyết định, nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp hoàn lại không dùng tiền mặt và có đủ hóa đơn, chứng từ.
Trả lương 12 triệu đồng bằng tiền mặt
Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng năm 2026, khoản trả lương từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.
Chi quảng cáo 30 triệu đồng có đầy đủ hồ sơ
Nếu có kế hoạch, hợp đồng, bằng chứng chiến dịch, nghiệm thu, hóa đơn và thanh toán phù hợp, khoản chi không bị loại chỉ vì là quảng cáo. Vẫn phải kiểm tra giao dịch có thật và bên cung cấp.
Câu hỏi thường gặp
Khoản chi đúng 5 triệu đồng có phải chuyển khoản không?
Có. Quy định dùng cụm từ “từ 5 triệu đồng trở lên”, nên khoản đúng 5 triệu đồng thuộc ngưỡng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp được quy định riêng.
Khoản chi dưới 5 triệu đồng trả tiền mặt có được trừ không?
Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt chưa phát sinh chỉ vì giá trị dưới 5 triệu đồng. Tuy nhiên, khoản chi vẫn phải thực tế, liên quan kinh doanh, có đủ hóa đơn/chứng từ và không thuộc trường hợp không được trừ.
Chi phí không được trừ có được hạch toán kế toán không?
Nếu nghiệp vụ thực tế phát sinh và đáp ứng nguyên tắc kế toán, doanh nghiệp vẫn phản ánh trên sổ. Khi quyết toán thuế TNDN, khoản không được trừ được theo dõi và điều chỉnh theo hồ sơ thuế, thay vì xóa giao dịch có thật.
Không có hóa đơn thì chắc chắn bị loại?
Không phải mọi trường hợp đều dùng cùng một loại hóa đơn. Một số giao dịch đặc thù được phép sử dụng bảng kê hoặc chứng từ thay thế theo quy định. Doanh nghiệp phải xác định đúng đối tượng và chuẩn bị đủ thành phần hồ sơ; không tự lập bảng kê để hợp thức hóa giao dịch thông thường.
Tiền lương trên 5 triệu đồng trả tiền mặt có được trừ không?
Theo các trả lời chính sách của Bộ Tài chính năm 2026, tiền lương, tiền công từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.
Thanh toán bằng thẻ của nhân viên có được chấp nhận không?
Cần thực hiện theo cơ chế nhân viên mua hộ: có quy chế, quyết định hoặc ủy quyền; nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt; doanh nghiệp thanh toán lại cho nhân viên không dùng tiền mặt; đồng thời có đủ hóa đơn và hồ sơ giao dịch.
Chi tiếp khách và quảng cáo có bị khống chế hoặc tự động loại không?
Không nên kết luận chỉ từ tên khoản chi. Cần kiểm tra quy định đang áp dụng, mục đích kinh doanh, người tham gia, sản phẩm/dịch vụ thực tế, hóa đơn, nghiệm thu và thanh toán. Phần vượt giới hạn riêng nếu có mới được xác định theo đúng nhóm chi.
Bài viết và dịch vụ liên quan
Xem toàn bộ dịch vụ kế toán tại TP.HCM của LILAI Accounting
Cần rà soát chi phí trước kỳ quyết toán?
LILAI Accounting hỗ trợ doanh nghiệp tại TP.HCM phân loại hồ sơ, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, nhận diện khoản có rủi ro bị loại trước khi hoàn thiện số liệu.
Trao đổi qua Zalo 0988 214 681Nguồn pháp lý và hướng dẫn chính thức
- Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, hiệu lực từ 01/10/2025.
- Luật 09/2026/QH16 sửa đổi một số luật thuế, hiệu lực từ 24/04/2026.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trọng tâm Điều 9, Điều 10 và Điều 24.
- Thông tư 20/2026/TT-BTC về thành phần hồ sơ của các khoản chi.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP, trọng tâm Điều 26 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Bộ Tài chính hướng dẫn hồ sơ khi nhân viên mua hộ và doanh nghiệp thanh toán lại.
- Bộ Tài chính hướng dẫn điều kiện thanh toán đối với tiền lương, tiền công từ 5 triệu đồng.
Lưu ý pháp lý: Nội dung được cập nhật đến ngày 16/08/2026, mang tính thông tin chung và không thay thế việc xem xét hồ sơ cụ thể. Quy định, hướng dẫn và cách áp dụng có thể thay đổi; doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản đang có hiệu lực và xin ý kiến phù hợp trước khi quyết toán hoặc xử lý giao dịch có rủi ro.
