Doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về kế toán – thuế?

1 Kiểm tra hồ sơ pháp lý và thông tin doanh nghiệp

Trước khi thiết lập kế toán, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu pháp lý để bảo đảm thông tin sử dụng trên hợp đồng, hóa đơn, ngân hàng, chữ ký số và sổ kế toán thống nhất với hồ sơ đăng ký.

• Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp/mã số thuế.
• Địa chỉ trụ sở chính.
• Người đại diện theo pháp luật.
• Ngành, nghề đã đăng ký.
• Thông tin vốn điều lệ và hồ sơ góp vốn.
• Giấy phép hoặc điều kiện kinh doanh chuyên ngành nếu có.
• Biển hiệu và thông tin hoạt động tại trụ sở.

2 Kiểm tra thông tin đăng ký thuế

Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng đăng ký thuế và thông tin đang được cơ quan thuế quản lý trước khi bắt đầu vận hành các thủ tục điện tử.

• Kiểm tra mã số thuế và tình trạng hoạt động.
• Kiểm tra cơ quan thuế quản lý.
• Đối chiếu địa chỉ, email và số điện thoại.
• Xác định người phụ trách nhận thông báo thuế.
• Xác định những nghĩa vụ thuế có thể phát sinh theo hoạt động thực tế.

Nếu phát hiện sai lệch, nên xử lý sớm trước khi phát sinh nhiều hóa đơn, hợp đồng hoặc hồ sơ điện tử.

3 Thiết lập chữ ký số, thuế điện tử và tài khoản ngân hàng

Chữ ký số được sử dụng trong nhiều quy trình điện tử của doanh nghiệp. Điều quan trọng không chỉ là “mua chữ ký số” mà phải có quy trình phân quyền sử dụng.

• Ai lập hồ sơ?
• Ai kiểm tra số liệu?
• Ai phê duyệt?
• Ai được phép ký?
• Ai nhận email và thông báo từ cơ quan thuế?

Doanh nghiệp nên thiết lập tài khoản ngân hàng phục vụ hoạt động kinh doanh và quy định rõ quy trình thu – chi, phê duyệt thanh toán và đối chiếu sao kê.

Việc tách dòng tiền doanh nghiệp khỏi dòng tiền cá nhân giúp kế toán dễ kiểm soát doanh thu, công nợ, chi phí và nguồn tiền hơn.

4 Đăng ký và vận hành hóa đơn điện tử

Đây là một trong những phần quan trọng nhất đối với kế toán doanh nghiệp mới thành lập. Trước khi vận hành bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình hóa đơn phù hợp với hoạt động thực tế.

• Chọn giải pháp hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh.
• Thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng theo quy định hiện hành.
• Kiểm tra trạng thái trước khi vận hành.
• Phân quyền người lập, người kiểm tra và người ký.
• Kiểm tra thông tin người mua trước khi phát hành.
• Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo bản chất giao dịch.
• Xây quy trình xử lý hóa đơn sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế.
• Lưu hóa đơn cùng hồ sơ chứng minh giao dịch.

5 Chọn chế độ và tổ chức hệ thống kế toán

Doanh nghiệp mới không nên mặc định rằng tất cả doanh nghiệp đều áp dụng cùng một chế độ kế toán.

Năm 2026 cần đặc biệt phân biệt giữa Thông tư 133/2016/TT-BTC, Thông tư 99/2025/TT-BTC và chế độ dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC.

• Năm tài chính và đơn vị tiền tệ kế toán.
• Phần mềm kế toán.
• Hệ thống tài khoản kế toán.
• Danh mục khách hàng và nhà cung cấp.
• Danh mục hàng hóa, vật tư, kho và tài sản nếu có.
• Mã hợp đồng, bộ phận hoặc trung tâm chi phí khi cần.
• Quy trình tiền mặt và ngân hàng.
• Quy trình công nợ phải thu – phải trả.
• Quy trình kho và giá vốn.
• Quy trình tiền lương và thuế.
• Quy trình khóa sổ và sao lưu dữ liệu.

6 Xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp mới thành lập

Không phải doanh nghiệp nào cũng phát sinh giống nhau. Nghĩa vụ thuế phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh, giao dịch, doanh thu, lao động, phương pháp tính thuế và hồ sơ thực tế.

Doanh nghiệp mới năm 2026 có còn lệ phí môn bài không?

Doanh nghiệp mới có được miễn thuế TNDN 3 năm không?

Có thể, nếu thuộc đúng đối tượng. Theo Nghị định 20/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp nhỏ và vừa đăng ký kinh doanh lần đầu thuộc phạm vi quy định được miễn thuế TNDN trong 03 năm kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Thời gian miễn được tính liên tục theo quy định. Trường hợp kỳ tính thuế đầu tiên có thời gian hoạt động được miễn thuế dưới 12 tháng, doanh nghiệp cần xem xét quy định về lựa chọn thời điểm bắt đầu hưởng ưu đãi.

7 Hoàn thiện hồ sơ lao động, tiền lương và bảo hiểm

Nếu doanh nghiệp có nhân sự, phần kế toán tiền lương nên được thiết lập đồng thời với hồ sơ lao động thay vì chỉ lập một bảng lương vào cuối tháng.

• Hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự.
• Quy chế lương, thưởng và phụ cấp.
• Bảng chấm công hoặc căn cứ xác định thời gian làm việc.
• Bảng tính lương.
• Quyết định thưởng/phụ cấp nếu phát sinh.
• Chứng từ thanh toán lương.
• Hồ sơ người phụ thuộc khi có.
• Hồ sơ bảo hiểm thuộc trường hợp phải tham gia.

8 Xây quy trình chứng từ và lưu trữ ngay từ tháng đầu

Một trong những sai lầm phổ biến nhất là cuối quý mới tập hợp hóa đơn gửi cho kế toán. Khi đó chứng từ có thể đã thất lạc, hồ sơ giao dịch không đầy đủ hoặc việc thanh toán đã khó điều chỉnh.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một quy trình rất đơn giản:

1. Nhân viên gửi chứng từ theo lịch cố định.
2. Kế toán kiểm tra hóa đơn và hồ sơ giao dịch.
3. Đối chiếu ngân hàng và tiền mặt.
4. Đối chiếu công nợ khách hàng – nhà cung cấp.
5. Đối chiếu hóa đơn đầu ra với doanh thu.
6. Đối chiếu hóa đơn đầu vào với chi phí, kho hoặc tài sản.
7. Lưu tệp theo năm/tháng/nhóm nghiệp vụ.
8. Sao lưu dữ liệu định kỳ.

Một khoản chi nên có những chứng từ gì?

Tùy giao dịch, bộ hồ sơ có thể bao gồm:

• Đề nghị mua hàng hoặc đề nghị thanh toán.
• Phê duyệt của người có thẩm quyền.
• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
• Hóa đơn.
• Phiếu giao hàng, nhập kho hoặc biên bản nghiệm thu.
• Chứng từ thanh toán.
• Tài liệu chứng minh mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh.